Team in de kijker: aankoopdienst

Wat is de verantwoordelijkheid van de aankoopdienst binnen het bedrijf?
Jo: “Onze voornaamste taak is om voldoende handelsgoederen te voorzien voor enerzijds de klant (in het geval van Umami) en anderzijds te zorgen voor voldoende grondstoffen en verpakking voor de productie (Deliva). Om ervoor te zorgen dat onze goederen op de juiste tijd op de juiste plaats aanwezig zijn maken we gebruik van Lisa, ons ERP-pakket. Alle bestellingen worden geplaatst door Karlien en Petra. In geval van problemen nemen zij ook tijdig contact op met de klant en proberen die oplossingen aan te reiken.” Karlien: “Aankoop behoort nog niet zo lang tot ons takenpakket, maar heeft er wel voor gezorgd dat we gestroomlijnder kunnen werken. De aankoop- en verkoopfunctie vullen elkaar perfect aan. We zijn veel beter op de hoogte van de ‘knelpunten’ bij de grondstoffen en kunnen we proactiever werken.”

Kan ieder zijn of haar taken binnen het team even toelichten?
Petra: “Karlien en ik vervullen exact dezelfde functie. Wij zijn de schakel tussen de bedrijvengroep en zowel de klant als de leveranciers. We plaatsen de orders en verzorgen de communicatie.”
Jo: “Ik ben verantwoordelijk voor het aankoopbeleid. Ik verzorg dus meer het overkoepelende gedeelte, zoals de prijsafspraken met de leveranciers, de contracten enzovoort. Maar ik sta ook in nauw contact met R&D: wanneer zij bijvoorbeeld nieuwe grondstoffen nodig hebben, ga ik op zoek naar de juiste leverancier aan de beste prijs.”

Waarom kozen jullie ervoor om te werken voor Deliva?
Jo: “Ik was niet ontevreden bij mijn vorige werkgever, maar stond open voor iets anders. Toen liet Thijs, een oud-collega van mij, weten dat er een functie vrijkwam bij Deliva. Al bij de eerste kennismaking had ik een positief gevoel. De visie van het bedrijf sprak me enorm aan. Daarna ging het razendsnel. Op minder dan een week tijd ondertekende ik mijn contract. Wat me ook enorm opviel, was dat er vooral gekeken werd of ik in het team paste. Een totaal andere insteek dan ‘wat kun jij allemaal?’, hoe het meestal bij andere bedrijven verloopt.”
Karlien: “Het takenpakket werd te uitgebreid om met z’n tweetjes te doen. Er werd dus gericht gezocht naar een nieuwe collega waarmee we een goede klik zouden hebben. En zodoende. We zijn heel blij met Jo!”

Die klik, is dat het geheim van jullie team?
Karlien: “Ik denk het wel, die is toch enorm belangrijk. We zijn complementair. Petra en ik functioneren al jaren als tandem. Doordat we elkaar zo goed kennen, hoeven we soms nog maar naar elkaar te kijken om te weten wat de ander denkt. Tijdens corona lieten we onze Teams de hele dag openstaan. We hoefden daarom niet voortdurend te praten, maar door elkaar te horen bellen met de klanten bleven we goed op de hoogte. En zo werkten we toch een beetje samen. Jo is nog niet zo lang aan de slag, maar eerlijk gezegd: het lijkt alsof hij hier al veel langer is.”
Jo: “Dat gevoel heb ik ook. Ik merkte al snel dat we heel veel gemeen hebben qua manier van werken én denken. Zoals gezegd, we zijn goed gematcht!”

Werken jullie soms nauw samen met andere teams binnen het bedrijf? Met welke teams? Hoe verloopt die samenwerking?
Petra: “We staan eigenlijk in contact met zowat alle diensten. We delen een gezamenlijk landschapsbureau met een twaalftal collega’s dat is een enorme vooruitgang. Op die manier kunnen we heel kort op de bal spelen en meteen naar oplossingen zoeken. Je kunt rechtstreeks je collega’s aanspreken, in plaats van eerst te moeten mailen of bellen.”
Karlien: “We helpen elkaar. Er wordt niet met de vinger gewezen bij een probleem, maar iedereen doet zijn uiterste best om te zoeken naar een oplossing. Je staat er nooit alleen voor.”
Jo: “De communicatie is heel open en eerlijk. Als er iets scheelt of je wil even niet gestoord worden, kun je dat gewoon zeggen. Daar is begrip voor. Da’s vaak niet zo evident.”

Is jullie werkgever een goede werkgever? Wat maakt werken hier zo leuk?
Petra: “Onze dienstjaren zeggen genoeg denk ik. De sfeer tussen de collega’s is hier echt heel goed. Ik vind ook dat het bedrijf veel moeite doet om iedereen zich hier thuis te laten voelen. En de kantine is natuurlijk geweldig!” (lacht)
Karlien: “Gevaarlijk hoor. Doordat we hier al zolang werken, weten we ook perfect welke traktaties iedereen graag lust!”
Jo: “Er wordt ook heel veel rekening gehouden met het welzijn van de medewerkers. De deur van Hans en Marleen staat altijd open, ze zijn heel begaan en menselijk. Er wordt gezocht naar oplossingen als er iets scheelt. Dat geeft een heel gerust gevoel.”

Doen jullie soms ook samen activiteiten buiten het werk? Zo ja, welke?
Karlien: “Ja hoor, niet enkel met ons team, maar met nog andere collega’s erbij. Die momenten zijn meestal spontaan. Dan gaan we bijvoorbeeld een nieuw restaurant uittesten, of een terrasje doen. En af en toe een feestje bouwen natuurlijk.”

Hebben jullie als team leuke anekdotes?
Jo: “Hier stond lange tijd een container met groene thee. Blijkbaar kwam er ooit een telefoontje dat er superdringend véél thee nodig was voor het asielcentrum, want die mensen drinken dat graag. En dat moést groene zijn. Eenmaal de container geleverd, belden ze terug: blijkbaar was er iets misgelopen in hun communicatie met de bewoners, want die dronken dus enkel zwarte. Oeps!”
Petra: “Soms vergt de job bloed, zweet en tranen. Door de hectiek kan het al eens foutlopen. Dan is het belangrijk om op tijd en stond stoom af te laten. Karlien haar dagelijkse versprekingen helpen daarbij.”
Karlien: “Hela! (gniffelt) Ja, het is wel waar. Soms zitten we zo op het puntje van onze stoel, dat een domme verspreking zorgt voor de grootste lol. Maar eens die stress eruit is, zijn we weer serieus hoor!”

FUN FACTS

Wie is de sfeermaker in het team?
Petra: "Iedereen draagt zijn steentje bij."
Wie maakt de meeste mopjes?
Karlien: "Bij ons op bureau ongetwijfeld: Peter Goossens en Maurizio."
Wie heeft de beste muzieksmaak? En wie de slechtste?
Jo: “Petra.”
Petra: “Wij zijn Qmusic-luisteraars, terwijl de rest naar StuBru luistert. Nu ik eraan denk: dit jaar hebben we waarschijnlijk weer een ‘kerstclash’: Karlien en ik willen tijdens de eindejaarsperiode liever kerstnummers horen dan ‘De Tijdloze’. Zo hebben we al twee radio’s tegen elkaar opgezet in het hetzelfde bureau. Benieuwd wat het dit jaar gaat geven!”
Bij wie kan je altijd terecht voor goed advies?
Jo: "We steunen heel erg op elkaar."
Wie heeft de gekste hobby?
Karlien: “Jo! Hij loopt marathons en doet aan canicross, da’s lopen met de hond aan een rekker. Soms jogt Jo zelfs naar het werk vanuit Zonhoven. Maar we laten ons niet intimideren door zijn sportiviteit. Wij doen eerder aan denksport!”
Wat zijn de hobby's van de andere teamleden?
Karlien: “Ik wil ook heel sportief ‘spinning’ zeggen, maar da’s meer een verplichting. Wel steek ik veel tijd in mijn dochter en mijn hondje. Ik hou ook van lekker eten.”
Petra: “Idem, eens goed gaan eten of citytrippen. Of wandelen met de hond.”
Stel dat er een award wordt uitgedeeld voor het beste team binnen het bedrijf, waarom moeten jullie die dan winnen?
Jo: “Van mij moeten we niet winnen, iedereen van Deliva wint.”
Karlien en Petra: “Komaan Jo, da’s een beetje cheesy hè! Neenee, laat onze hele bureau dat maar winnen. Omdat het er zo leuk werken is!”